1、合理的座位设计

　　精心设计的会议室座位是考虑的首要因素，必须保证座位不能太远，距离要合适。会议环境要尽可能多地为参会者提供较佳的会议体验。视频会议与以观看图片为主要目的会议各有不同，因此，座位的设计必须将两种情况纳入考虑。采用5英尺的屏幕召开视频会议，从屏幕高度的2-8倍的距离(距离屏幕10-40英尺)远都可以很舒适地召开会议，而数据型会议距离则是屏幕高度的2-6倍(距离屏幕10-30英尺)远。

　　2、均匀分布的音响系统

　　为了防止音频信号分布不均带来的干扰，麦克风的安装要覆盖到整个会议室，保证会议室音质的流畅。麦克风的较佳位置是在用户前方的会议桌上，如果由于会议室的装修的移动性而不可能实现，只要控制通风口或其他干扰源的干扰，则可以考虑将麦克风安装在天花板上。

　　同时，扬声器的信号要能够覆盖到整个会议室，在较大的会议室空间通常会使用分布式吸顶扬声器，但需要混音处理，场域分区就成了一个问题。视频会议、网真或存储/DVD/有线电视内容播放，环绕扬声器是立体空间音频的理想选择。

　　混音和信号路由的音频混合处理能为会议室音频设备提供较佳的性能，音频处理技术如回音取消、噪音消除、反馈抑制和均衡都能带来卓越的音频效果。在复杂的音频环境中，应该采用开放式的解决方案，在每个会议室根据特定条件创建较佳的音频效果。

　　3、为复杂的视频信号和路由传输做好准备

　　如今的会议室环境都甚为复杂，大量的模拟、数字信号，包括复合视频、S-视频、分量视频、RGBHV、DVI、HDMI、SDI和HD-SDI等，为信号传输和处理带来了巨大挑战。因此，如何满足所有信号和路由需求变得至关重要。所有的目标设备如显示屏、录音设备、编解码器都必须能够兼容来自各种信号源的信号。视频转换器的采用非常重要，它可以进行低分辨率到更高分辨率的信号转换，保证与其他目标设备的兼容。

　　此外，还应预置版权保护密匙，内容播放器提供密匙数量限制了数字内容，数字视频矩阵能够管理这些密匙的传输，但在多个目标源传输时，也存在着局限性。

　　4、音频和视频协同工作

　　如果会议只有音频，可能影响信息的传达效率，如果有视频，参会者就能够体验面对面的视觉效果，如今许多会议室都安装了视频通信设备，不仅仅是视频能够节约成本，环保节能，而且越来越多的企业只要有机会，都会采用视频来取代出差模式。

　　虽然高清视频会议能够提供更好的图像质量，但标清仍然存在市场需求。为了获取更真实的效果，摄像机安装的位置非常重要。合理的位置让与会者眼-眼之间的交流更加有效，创建了更多的个人互动。远程呈现会议室采用真人大小的视频图像，通过简单的用户界面创建了真正的身临其境的感受。

　　对于大多数的会议需求来讲，音频会议桥(多个与会者从各个远程位置参与会议)就可以满足需求了。在会议室配置POTS线路、模拟和VoIP端口可以让所有的参与者实现无缝会议，音频桥同样还可以用于记录存储会议。

　　5、简单、易用的控制系统

　　一套精心设计的控制系统让用户能够简单地控制会议室的所有AV系统，控制面板或GUI(图形用户界面)可以控制房间内的所有系统，包括音频、视频、灯光、演示工具和空调等。GUI应该易于使用，众多的会议室系统都能够通过一次导航进行控制，为用户提供无缝的控制导航过程。

   用户的专业知识水平决定了控制系统的设计。基本用户控件包括简单的任务选择如宏的选择，或三按钮的方法来完成所需的任务。简化设置如固定路由可以让基础水平的用户也能方便地控制房间系统。

　　高级用户控制系统能满足更丰富的操作需求，能够创建定制化的会议体验，但要求更专业的培训。管理员有责任向所有用户提供无缝的体验。

　　用户界面一旦安装，就要进行重要测试以确保高可靠性。如果系统不稳定，不能为用户提供简单易用的系统，房间的使用频率必定会降低，严重影响整体解决方案的投资回报率。

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